¿Qué hacer cuando se vincula a un nuevo trabajador a nuestra empresa?

Una vez tomada la decisión de vincular a la empresa al nuevo trabajador, se procede a:

1. Exigir todos los documentos necesarios para el proceso de vinculación.
2. Se debe remitir al trabajador a realizar el examen médico de ingreso o manejo de la salud del trabajador por la empresa prestadora de salud (EPS).
3. Elaboración y forma del contrato de trabajo precisando claramente el cargo, las funciones y la clase de contrato, así como las cláusulas que se consideren indispensables.
4. Afiliación al sistema integral de seguridad social.
5. Afiliación a la caja de compensación familiar.
6. Expedición del carné del trabajador de la empresa, esto con el fin de ejercer control de identificación personal de los empleados de la empresa.
7. Elaboración de las hojas de registro obligatorias, tales como la de vacaciones y trabajo a domicilio.
8. Récord personal. Se aconseja abrir una hoja de récord laboral para consignar los datos básicos de la hoja de vida del trabajador y a medida que transcurre el tiempo se va anotando en él las vacaciones del contrato en cuanto a salario, cargo, jornada, etc.
9. Apertura de una carpeta personal por cada trabajador. Por razones de organización y control se aconseja abrir una carpeta por empleado, de manera que durante la vida de relación laboral se pueda centralizar la documentación sobre cada uno y dar cumplimiento a las obligaciones legales de conservar los registros de vacaciones y las certificaciones de ingreso de trabajo y sus modificaciones. Esta carpeta se abrirá archivando la hoja de vida y los documentos suscritos presentados por el trabajador.
10. Información para efectos de retención en la fuente.